ERP y gestión empresarial

Cómo hacer el inventario de una tienda paso a paso

6 de octubre de 2026

5 min de lectura

Equipo Facturas10

En el programa pone que te quedan doce unidades. En la estantería hay siete. Ese desfase es normal en cualquier comercio: roturas, regalos a clientes, errores al recibir mercancía, una venta cobrada con el código de otro producto. El problema no es que exista, sino no saber de cuánto es ni de dónde viene.

Para eso sirve un inventario físico: contar lo que hay de verdad, compararlo con lo que dice tu sistema y corregir la diferencia. Esta guía explica cómo hacerlo en una tienda pequeña o mediana sin que se convierta en un fin de semana perdido.

Inventario completo o recuentos por partes

Hay dos formas de plantearlo, y no son excluyentes.

Inventario completo

Cuentas todo el stock de una vez, normalmente con la tienda cerrada. Es lo habitual al cierre del ejercicio, cuando tu asesoría necesita el valor de las existencias para las cuentas del año. Da una foto fiel, pero obliga a parar la actividad o a trabajar fuera de horario.

Recuentos cíclicos

Cuentas una parte del stock cada semana o cada mes, ya sea una familia de productos, un pasillo o una estantería, de forma que a lo largo del año todo se revisa varias veces. Molesta menos y detectas los problemas meses antes. Lo razonable es contar más a menudo lo que más se vende, lo más caro y lo que más se pierde.

Antes de contar: la preparación que ahorra horas

La mayoría de inventarios que salen mal fallan antes de empezar a contar:

Elige un momento sin movimiento: antes de abrir, después de cerrar o un día de cierre. Contar mientras se vende obliga a corregir el recuento con cada ticket.
Registra todo lo pendiente: mercancía recibida sin dar de entrada, devoluciones a proveedores, ventas sin cerrar. Si el sistema no está al día, compararás con un dato que ya es falso.
Ordena y agrupa: cada producto en un solo sitio, las cajas abiertas juntas y lo defectuoso aparte.
Divide la tienda en zonas y asigna cada zona a una persona o a una pareja, de forma que nadie cuente donde no le toca.
Decide cómo se cuenta cada producto (por unidad, por caja cerrada o por peso) y que todo el mundo use el mismo criterio.

Durante el recuento

Cuenta lo que ves, no lo que esperas. Por eso funciona mejor contar sin tener delante la cantidad que indica el sistema: si sabes que deberían ser doce, es fácil dar por buenas once.

Si trabajáis por parejas, uno cuenta y otro anota. En las referencias caras o con diferencias grandes, haz un segundo conteo con otra persona antes de dar el dato por bueno.

Si vendes productos con lote o con fecha de caducidad, aprovecha el recuento para revisarlos: es el momento de detectar lo que caduca pronto y darle salida antes de perderlo.

Y una regla sencilla: mientras se cuenta, no entra ni sale nada. Si un proveedor llega a mitad del recuento, su mercancía espera aparte.

Qué hacer con las diferencias

Cuando termines, compara el recuento con el stock del sistema. Antes de ajustar nada, revisa una por una las diferencias grandes. Muchas tienen una explicación concreta: una recepción registrada con otro producto, una venta cobrada con un código equivocado o un pedido entregado en dos veces y registrado como uno. Cuando faltan cinco unidades de un artículo y sobran cinco de otro parecido, casi siempre es un error de código.

Las que no tienen explicación son mermas: roturas, caducidades, pequeños hurtos o errores que ya no se pueden rastrear. Esas se ajustan para que el sistema refleje el stock real, y conviene anotar el motivo, porque es lo que te dirá dónde está el problema.

Por ejemplo, si en cada recuento faltan siempre los mismos productos frescos, el problema no está en el recuento, sino en la rotación o en cómo se registran las mermas del día a día. Corregir el número sin buscar la causa solo aplaza la siguiente diferencia.

Cómo conseguir que la próxima diferencia sea menor

Un inventario corrige el pasado. Lo que reduce las diferencias del siguiente es que el stock del sistema se mueva al mismo ritmo que el real: que cada venta descuente unidades en el momento, que cada recepción de mercancía sume al registrarla y que las mermas se anoten cuando se producen, no al final.

Ahí se nota tener el punto de venta y el inventario conectados. En Facturas10, cada venta desde el TPV actualiza el stock automáticamente, y las recepciones de las compras a proveedores, también las parciales, lo actualizan al registrarse. El módulo de Inventario permite hacer inventarios para ajustar el stock registrado al real, controlar lotes, números de serie y caducidades, y recibir alertas cuando el stock de un producto baja.

Dos limitaciones que conviene conocer si estás valorando un sistema así para tu tienda: el TPV de Facturas10 necesita conexión a internet y hoy no es compatible con balanza, así que no encaja si vendes a granel pesando en el mostrador. La compatibilidad con lector de códigos se estudia en cada implantación.

¿Tu sistema muestra el stock real o el que crees tener?

Te enseñamos cómo se conectan el TPV, las compras y el inventario de Facturas10 con un ejemplo parecido a tu tienda.

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Preguntas frecuentes

¿Cada cuánto hay que hacer inventario en una tienda?

No hay una frecuencia única. Lo habitual es un inventario completo al cierre del ejercicio y recuentos parciales a lo largo del año, más frecuentes en los productos que más se venden, los más caros y los que más se pierden.

¿Qué es una merma?

Es la diferencia entre el stock que debería haber y el que hay realmente por causas como roturas, caducidades, hurtos o errores que no se pueden rastrear. Anotar el motivo de cada merma ayuda a saber dónde actuar.

¿Se puede hacer inventario sin cerrar la tienda?

Sí, con recuentos cíclicos de una zona o familia de productos cada vez, en momentos de poco movimiento. Para un inventario completo, en cambio, conviene que no haya ventas ni recepciones mientras se cuenta.

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