Cómo elegir un programa de facturación: qué comprobar

Empieza por cómo trabaja tu negocio, no por las funciones

Antes de mirar programas, apunta cómo trabajas hoy: cuántas facturas emites al mes, si vendes a empresas, a particulares o a ambos, si cobras en mostrador, si trabajas con presupuestos, si llevas stock y quién se ocupa de la administración.

Con esa lista delante es más fácil separar lo imprescindible de lo que suena bien en una demostración. Un autónomo de servicios necesita presupuestos, facturas y control de cobros; un comercio necesita además un TPV que descuente stock; una empresa con almacén necesita compras, inventario y, probablemente, conexión con la contabilidad. Pagar por módulos que no vas a usar es tan malo como quedarse corto al año siguiente.

Que esté preparado para la normativa que viene

Este punto ha cambiado mucho en los últimos años. Hay dos normas que afectan directamente a los programas de facturación en España: el reglamento de sistemas informáticos de facturación, conocido como Verifactu, y la factura electrónica obligatoria entre empresas. Son distintas y tienen calendarios distintos; las explicamos en detalle en otro artículo del blog.

Lo que conviene preguntar a cualquier proveedor es en qué situación está su programa respecto a cada una y cómo piensa adaptarlo. Para Verifactu, el reglamento prevé que la empresa que produce el programa certifique, mediante una declaración responsable, que cumple sus requisitos. Esa declaración debe figurar de forma visible en el propio programa y estar a disposición del cliente al adquirirlo, y el cliente puede solicitarla. Es una declaración del propio productor, no una autorización oficial: la Agencia Tributaria no homologa ni certifica programas, así que desconfía de quien te hable de un «programa homologado por Hacienda».

Si hoy facturas con Word o Excel: según la Agencia Tributaria, el reglamento no te afecta si solo los usas para escribir, imprimir y guardar las facturas, pero sí si la hoja de cálculo procesa esos datos para generar, por ejemplo, el libro registro. Más allá de la normativa, el límite práctico llega antes: la numeración manual, el control de cobros y el resumen trimestral del IVA se vuelven frágiles en cuanto crece el número de facturas.

El precio real, no el de la portada

El precio que aparece en grande rara vez es lo que acabas pagando. Pregunta:

• Qué incluye exactamente la cuota básica y qué funciones son módulos o planes superiores.
• Si hay límite de facturas, de usuarios o de empresas, y cuánto cuesta superarlo.
• Si la implantación, la migración de datos y la formación se pagan aparte.
• Si el soporte está incluido o tiene un coste adicional.
• Si hay permanencia y qué ocurre con tus datos si decides irte.
• Si los precios se indican con IVA o sin IVA.

Tus datos: cómo entran y cómo salen

Si ya tienes un histórico de clientes, productos y facturas, pregunta cómo se pasa al nuevo programa y quién lo hace. Empezar con una base de datos vacía obliga a dar de alta cada cliente la primera vez que le facturas, y es justo el periodo en el que más errores se cometen.

Pregunta también lo contrario: si un día cambias de programa, cómo te llevas tu información. Que el proveedor lo explique con claridad suele ser buena señal.

Si el programa funciona en la nube, pregunta qué ocurre si se cae la conexión. Hay funciones, como un TPV, que pueden no funcionar sin internet, y es mejor saberlo antes que un sábado por la mañana con la tienda llena.

Quién te ayuda cuando algo no cuadra

El soporte es lo que menos se mira al elegir y lo que más se echa de menos después. No es lo mismo un centro de ayuda con artículos que una persona que conoce cómo tienes configurado el programa. Pregunta por qué canales se atiende, en qué horario y si la configuración inicial la hace alguien contigo o te dan un acceso y un manual.

Una prueba sencilla: pide una demostración con un caso real tuyo, como una factura con dos tipos de IVA o un presupuesto que se convierte en factura, en lugar de la demostración estándar. Verás rápido si el programa se adapta a tu negocio o si serías tú quien tendría que adaptarse.

Señales de alarma

Ninguna de estas señales descarta un programa por sí sola, pero si se acumulan, sigue buscando:

• Promesas de cumplimiento normativo total garantizado, sin explicar qué norma, qué modalidad ni desde cuándo.
• Precios que solo conoces después de dar tus datos de contacto, sin ninguna referencia orientativa.
• Funciones clave anunciadas como «próximamente», sin fecha.
• Permanencias largas para un producto que no has podido probar con tu caso.
• Ninguna respuesta clara sobre cómo exportar tu información.

Si estás valorando Facturas10

Para que puedas aplicar esta misma lista con nosotros, estas son nuestras respuestas:

• Precio: desde 20 €/mes + IVA. Ese plan base incluye facturación, presupuestos, pedidos, gestión de clientes y de productos, soporte y actualizaciones. El precio final depende de los módulos y servicios que añadas, como TPV, inventario, compras o contabilidad.
• Permanencia: no hay.
• Implantación y migración: la implantación inicial suele estar incluida; si el proyecto requiere desarrollos o configuraciones especiales, se presupuesta antes. La migración desde tu sistema actual se estudia en cada caso, según el volumen de datos y la complejidad.
• Normativa: permite emitir facturas en Facturae y como factura electrónica B2B. Estas funcionalidades, por sí solas, no deben entenderse como una acreditación del cumplimiento de los nuevos requisitos técnicos, por lo que no afirmamos cumplimientos, certificaciones ni fechas sin poder respaldarlos. La plataforma sigue la evolución normativa para ir adaptando sus funcionalidades cuando corresponda, dentro del soporte activo. Si necesitas conocer el detalle para tu caso, pregúntanoslo directamente.
• Limitaciones: funciona en la nube, por lo que el TPV necesita conexión a internet, y hoy no es compatible con balanza.

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