Datos obligatorios de una factura, explicados uno a uno

La lista completa, de un vistazo

Según el artículo 6 del Reglamento, una factura completa (la que antes se llamaba ordinaria) debe incluir:

• Número y, si trabajas con varias, serie.
• Fecha de expedición.
• Nombre y apellidos o razón social completa de quien emite la factura y de quien la recibe.
• NIF de quien la emite y, en la mayoría de operaciones, también del destinatario.
• Domicilio de ambas partes.
• Descripción de lo que se vende o se presta, con el precio unitario sin IVA y los descuentos que no estén ya incluidos en ese precio.
• Tipo de IVA aplicado.
• Cuota de IVA, indicada por separado.
• Fecha de la operación, si no coincide con la de expedición.
• Las menciones especiales que correspondan: operación exenta, inversión del sujeto pasivo o régimen especial del criterio de caja, entre otras.

Número, serie y fecha: donde empiezan casi todos los problemas

La numeración tiene que ser correlativa dentro de cada serie: 2026-001, 2026-002, 2026-003, sin huecos ni números repetidos. Puedes trabajar con varias series cuando hay un motivo, por ejemplo si tienes dos establecimientos o actividades de distinta naturaleza. Y en algunos casos una serie propia es obligatoria, como en las facturas rectificativas.

Un error habitual es borrar una factura emitida por equivocación y volver a usar su número. Una factura ya emitida no se elimina: si tiene un error, se corrige con una factura rectificativa que identifique a la original.

La fecha de expedición es el día en que emites la factura. Si la operación se hizo en otra fecha, esa también debe figurar. Ocurre mucho en servicios: terminas un trabajo el día 28 y lo facturas el día 3 del mes siguiente.

Además, hay plazo para emitirla. La regla general es hacerlo en el momento de la operación, pero si el cliente es una empresa o un autónomo que actúa como tal, tienes hasta antes del día 16 del mes siguiente.

Tus datos y los de tu cliente

Tus datos van completos. Si eres autónomo, tu nombre y apellidos tal como constan en tu NIF, no solo el nombre comercial: «Cafetería La Plaza» puede aparecer como marca, pero quien factura es la persona o la sociedad titular del negocio.

Del cliente necesitas nombre o razón social, domicilio y NIF. El Reglamento exige el NIF del destinatario en varios supuestos que, en la práctica, cubren casi todas las ventas que un negocio establecido en España hace dentro del país. Si el cliente es una empresa, además, lo necesitará para deducirse el IVA: una factura sin su NIF es de las primeras que te pedirá rehacer.

Si vendes a un particular, lo habitual es emitir una factura simplificada, que tiene sus propias reglas y vemos más abajo.

Descripción, importes e IVA

La descripción tiene que permitir saber qué se ha vendido y cómo se ha calculado el importe. «Servicios varios» no sirve; «Mantenimiento de la web, septiembre: 10 horas a 35 €» sí. En cada línea debe constar el precio unitario sin IVA y cualquier descuento que no esté ya aplicado en ese precio.

El tipo de IVA y la cuota resultante aparecen por separado. Si en una misma factura hay productos con distintos tipos, algo frecuente en un comercio de alimentación, la base imponible correspondiente a cada tipo también se desglosa por separado.

Si eres profesional y facturas a una empresa o a otro autónomo, es probable que en la factura también aparezca la retención de IRPF. No es un requisito del Reglamento de facturación, sino de la normativa del IRPF, y depende de tu actividad. Si no tienes claro si te corresponde y a qué porcentaje, confírmalo con tu asesoría.

Las menciones que solo aparecen en algunos casos

Hay frases que no van en todas las facturas, pero que son obligatorias cuando se da la situación:

• Operación exenta de IVA: hay que indicar que está exenta o citar el precepto de la ley que lo justifica.
• «Inversión del sujeto pasivo»: cuando es el cliente, y no tú, quien debe declarar el IVA de la operación, como ocurre en determinadas ejecuciones de obra.
• «Régimen especial del criterio de caja», si te has acogido a él.
• «Facturación por el destinatario», cuando es tu cliente quien emite la factura en tu nombre, con tu autorización.

Factura simplificada: qué cambia

La factura simplificada, lo que antes se conocía como ticket, lleva menos datos. Se puede usar cuando el importe no supera 400 € con IVA incluido y, en determinadas actividades, hasta 3.000 €: entre otras, ventas al por menor, hostelería y restauración, peluquerías, transporte de personas o aparcamientos. No se puede usar en algunas operaciones, como las entregas de bienes exentas a empresas de otros países de la Unión Europea.

Debe incluir número y serie, fecha de expedición (y la de la operación, si es distinta), NIF y nombre o razón social de quien la emite, qué se ha vendido, el tipo de IVA aplicado, al que se puede añadir «IVA incluido», y el importe total. No hace falta identificar al cliente.

Si el cliente es una empresa o un autónomo y te lo pide, tienes que añadir su NIF y su domicilio y desglosar la cuota de IVA. Con esos datos, la simplificada le sirve para deducirse el IVA. Un detalle que se olvida a menudo: si en el mismo año emites facturas completas y simplificadas, tienen que ir en series separadas.

Cómo evitar que los errores se repitan

Casi todos los fallos de esta lista tienen el mismo origen: escribir los datos a mano cada vez. El NIF que se copia mal, el número que se repite al duplicar el documento de la factura anterior, el IVA que se calcula aparte y se teclea después.

Por eso conviene que los datos fijos estén en un solo sitio. En Facturas10, la numeración de cada serie es automática, los datos de facturación del cliente salen de su ficha y los precios, del catálogo de productos, así que cada factura se construye con información que ya revisaste una vez. Las facturas simplificadas, las completas y las rectificativas se emiten desde el mismo lugar.

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