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Factura impagada: qué hacer cuando un cliente no paga

6 de octubre de 2026

8 min de lectura

Equipo Facturas10

Has hecho el trabajo, has enviado la factura y la fecha de vencimiento pasó hace tres semanas. El cliente no contesta, o contesta con un «esta semana te lo pago» que ya has oído dos veces. Para un autónomo o una pequeña empresa, una sola factura así puede descuadrar el mes.

Esta guía ordena lo que puedes hacer, de lo más sencillo a lo más formal, y explica dos cosas que mucha gente desconoce: qué plazo de pago es legal entre empresas y cómo recuperar el IVA de una factura que no has cobrado.

Antes de reclamar, revisa la factura

Una parte de los impagos son, en realidad, retrasos con una causa administrativa: la factura llegó a un correo que nadie revisa, falta el número de pedido que el cliente exige, el NIF está mal o el importe no coincide con lo presupuestado. Una factura con defectos es la excusa perfecta para no pagarla.

Comprueba que la enviaste a la persona correcta, que contiene todos los datos obligatorios y que el vencimiento estaba claro. Si hay un error, corrígelo con una factura rectificativa antes de seguir reclamando.

Cuánto puede tardar en pagarte otra empresa

Entre empresas y autónomos, la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad fija un plazo de pago de 30 días naturales desde la entrega de la mercancía o la prestación del servicio, si no se ha pactado otro. Las partes pueden ampliarlo por acuerdo, pero nunca por encima de 60 días.

Si el cliente se retrasa, debe intereses de demora desde el vencimiento sin necesidad de que se los reclames, y tienes derecho a una indemnización fija de 40 euros por costes de cobro, además de los costes que puedas acreditar por encima de esa cantidad. Salvo que hayáis pactado otro, el tipo de interés de demora es el que se publica cada semestre en el BOE.

Muchos negocios no reclaman estos intereses para no tensar la relación con un buen cliente, y es una decisión razonable. Pero conviene conocerlos: mencionarlos en una reclamación formal suele acelerar el pago. Y la futura factura electrónica obligatoria entre empresas incluirá la obligación de comunicar cuándo se paga cada factura, lo que hará más visible quién paga tarde.

Ten en cuenta que esta ley se aplica a operaciones entre empresas o con la Administración. Si tu cliente es un particular, rige lo que hayáis pactado y las normas generales.

Cómo reclamar, paso a paso

1. Un recordatorio el día después del vencimiento

Un correo breve, con la factura adjunta, el importe y la cuenta donde pagar. Muchas facturas olvidadas se pagan aquí. Si el cliente es una empresa, pregunta si la factura ya está aprobada y en qué fecha de pago entrará: muchas pagan en días fijos del mes.

2. Una llamada

Si en una o dos semanas no hay respuesta, llama. Por teléfono es más fácil saber si hay un problema real, como falta de liquidez o una queja sobre el trabajo, y llegar a un acuerdo, por ejemplo pagar en dos plazos. Si lo hay, déjalo por escrito en un correo posterior.

3. Una reclamación que deje constancia

Si el cliente sigue sin pagar, envía una reclamación por un medio que acredite el contenido y la fecha de recepción, como un burofax con certificación de texto o un requerimiento notarial. Indica la factura, el importe, un plazo para pagar y, si el cliente es una empresa, los intereses y la indemnización que te corresponden.

Este paso tiene dos ventajas: es un último aviso serio antes de ir al juzgado y, como verás más abajo, es uno de los requisitos para recuperar el IVA. Incluir una propuesta concreta para resolverlo, como un calendario de pago, también deja constancia de que intentaste negociar, algo que puede importar si luego vas a juicio.

4. El proceso monitorio

Si nada de lo anterior funciona, el proceso monitorio es la vía judicial pensada para reclamar deudas de dinero que se pueden documentar, por ejemplo con facturas y albaranes. Sirve para cualquier importe y la petición inicial puede presentarse sin abogado ni procurador, mediante un formulario.

El juzgado requiere al deudor para que pague o se oponga en veinte días. Si no hace ninguna de las dos cosas, puedes pedir la ejecución; si la cantidad supera 2.000 euros, en esa fase sí necesitarás abogado y procurador. Si se opone, el asunto continúa como un juicio.

Un matiz importante: desde abril de 2025, la Ley Orgánica 1/2025 exige con carácter general haber intentado antes un medio adecuado de solución de controversias, como una negociación entre las partes o una mediación, para que se admita una demanda civil. La ley no excluye expresamente el monitorio y los tribunales no lo aplican de forma uniforme: buena parte lo exige ya al presentar la petición y otros solo si el deudor se opone. Como su falta puede hacer que no se admita la reclamación, conviene que el intento de negociación quede documentado y que un abogado revise tu caso antes de presentar nada.

Cómo recuperar el IVA de una factura que no has cobrado

Esta es la parte que más duele: cuando emites una factura, el IVA se declara en el periodo que corresponde, la hayas cobrado o no, salvo que estés en el régimen especial del criterio de caja. Si el cliente no paga, has adelantado a Hacienda un dinero que no has recibido.

El artículo 80 de la Ley del IVA permite recuperarlo reduciendo la base imponible cuando el crédito se considera incobrable. Las condiciones principales son:

Que haya pasado un año desde que se devengó el IVA sin cobrarlo. Si tu volumen de operaciones del año anterior no superó 6.010.121,04 euros, el plazo puede ser de seis meses.
Que el impago esté reflejado en tus libros registro del IVA.
Que el cliente sea empresario o profesional o, si es un particular, que la base imponible de la operación supere 50 euros.
Que hayas reclamado el cobro por vía judicial, mediante requerimiento notarial o por otro medio que acredite de forma fehaciente la reclamación.

Plazos y excepciones

La reducción se hace con una factura rectificativa, dentro de los seis meses siguientes al final de ese plazo de seis meses o un año, y se comunica a la Agencia Tributaria en el plazo que fija el Reglamento del IVA. Si se pasa, se pierde esta vía.

En algunos casos no se puede aplicar: por ejemplo, en la parte de la deuda que tenga garantía real o esté cubierta por un seguro de crédito, en deudas entre personas o empresas vinculadas o cuando el cliente no está establecido en España. Si el cliente entra en concurso de acreedores, las reglas son otras. Con plazos tan ajustados, lo sensato es avisar a tu asesoría en cuanto una factura se complica, no al cerrar el año.

Lo que reduce los impagos sin volverte desconfiado

Ninguna medida elimina el riesgo, pero estas cuatro marcan la diferencia en la mayoría de pequeños negocios:

Pactar por escrito el plazo de pago antes de empezar, en el presupuesto o en el pedido.
Pedir un anticipo en trabajos largos o con clientes nuevos.
Facturar en cuanto termina el trabajo, no a final de mes: cada día que tardas en facturar es un día más que tardas en cobrar.
Revisar cada semana qué facturas han vencido, en lugar de descubrirlo cuando falta dinero en la cuenta.

Saber qué está cobrado y qué no

El último punto de la lista es el que más se descuida, casi siempre por lo mismo: la información está repartida entre el programa de facturas, el banco y la memoria de quien lleva la administración.

En Facturas10, cada factura tiene su estado de cobro, de modo que ves de un vistazo cuáles siguen pendientes. Si además utilizas el módulo de Bancos, los movimientos de tus cuentas se concilian con las facturas y lo que aparece como cobrado es lo que realmente ha entrado. Y cuando el cliente acepta un presupuesto online, queda claro qué aprobó antes de empezar el trabajo.

¿Cuántas facturas tienes pendientes de cobro ahora mismo?

Si no puedes responder sin abrir el banco y una hoja de cálculo, te enseñamos cómo se sigue el estado de cobro de cada factura en Facturas10.

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Este artículo es informativo y refleja la normativa vigente en octubre de 2026 (Ley 3/2004, Ley 37/1992 del IVA y Ley de Enjuiciamiento Civil). No constituye asesoramiento jurídico ni fiscal: ante un impago relevante, consulta con tu asesoría o con un abogado.

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Preguntas frecuentes

¿Puedo cobrar intereses a un cliente que paga tarde?

Si es una empresa o un autónomo, sí: según la Ley 3/2004, los intereses de demora se devengan automáticamente desde el vencimiento, y además puedes reclamar una indemnización fija de 40 euros por costes de cobro. Con particulares se aplica lo que hayáis pactado y las normas generales.

¿Es legal pagar a 90 días entre empresas?

No. El plazo legal por defecto es de 30 días naturales y, aunque las partes pueden ampliarlo por acuerdo, nunca puede superar los 60 días.

¿Tengo que pagar el IVA de una factura que no he cobrado?

En general, sí: el IVA se declara en el periodo en que se devenga, la cobres o no, salvo en el régimen especial del criterio de caja. Puedes recuperarlo después si cumples los requisitos del artículo 80 de la Ley del IVA, entre ellos reclamar el cobro de forma fehaciente y respetar los plazos.

¿Necesito abogado para reclamar una factura impagada?

Para presentar la petición inicial de un proceso monitorio, la ley no lo exige. Si el deudor se opone, o si hay que ejecutar una deuda de más de 2.000 euros, puede ser necesario según el caso. Además, antes de acudir al juzgado puede exigirse haber intentado una negociación previa, por lo que conviene consultar con un abogado.

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