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Control de compras: cómo organizar pedidos y proveedores

15 de octubre de 2026

8 min de lectura

Equipo Facturas10

El control de compras consiste en poder responder, para cada compra, a tres preguntas: qué pediste, qué te ha llegado y qué te están cobrando. Cuando las tres respuestas coinciden, la compra está cerrada. Cuando no, hay algo que reclamar, que esperar o que corregir.

En un comercio, un taller o un pequeño distribuidor, las compras suelen repartirse entre correos, llamadas, albaranes en una carpeta y facturas que llegan semanas después. Esta guía explica cómo ordenar ese recorrido, pedido → recepción → factura, para que ninguna diferencia se pague sin que nadie la haya visto.

Qué necesitas controlar en cada compra

Cada compra pasa por tres momentos, y en cada uno se genera un documento distinto. Controlar las compras es, sobre todo, poder poner esos tres documentos uno al lado del otro.

Lo pedido, lo recibido y lo facturado

Son tres cosas distintas y no siempre coinciden:

El pedido recoge lo que has solicitado al proveedor: productos, cantidades, precios y condiciones acordadas.
La recepción refleja lo que ha llegado de verdad, normalmente acompañado del albarán del proveedor.
La factura es lo que el proveedor te cobra, y debería corresponder a lo que has recibido, no solo a lo que pediste.

Responsable, proveedor y referencias para relacionarlo todo

Para poder comparar los tres documentos necesitas algo que los una. Lo más práctico es que cada pedido tenga un número propio, que la recepción y la factura se anoten con ese mismo número y que los productos se identifiquen siempre con la misma referencia.

También ayuda que cada compra tenga una persona responsable. No hace falta un departamento de compras: basta con que alguien sepa que ese pedido es suyo y que le toca cerrarlo cuando la factura cuadre.

Antes de enviar el pedido

Muchas diferencias que aparecen al final empiezan aquí: un pedido hecho de memoria o unas condiciones que solo se acordaron por teléfono.

Revisar necesidades y existencias disponibles

Antes de pedir, comprueba qué tienes y qué está ya pedido y pendiente de llegar. Es la forma más sencilla de evitar dos errores opuestos: quedarte sin un producto que se vende o volver a pedir algo que ya está en camino.

Si tu stock registrado no se parece al real, el problema está antes de las compras. En nuestra guía sobre cómo hacer el inventario de una tienda explicamos cómo contarlo y corregir las diferencias.

Dejar claras cantidades, precios y condiciones acordadas

El pedido es tu referencia para todo lo que viene después, así que conviene que quede por escrito y con el detalle suficiente:

Referencia del producto y descripción, tal como la usa el proveedor.
Cantidad y unidad: no es lo mismo pedir diez unidades que diez cajas.
Precio unitario acordado y descuentos, si los hay.
Plazo de entrega previsto y cualquier condición pactada, como portes o forma de pago.

Cómo registrar la recepción

La recepción es el momento en el que más fácil es detectar un error y en el que menos tiempo se le suele dedicar. Si el material se guarda sin revisar, cualquier diferencia posterior será difícil de demostrar.

Comparar cantidades y referencias

Al recibir la mercancía, compara lo que llega con el albarán y el albarán con tu pedido. Cuenta los bultos, revisa que las referencias son las que pediste y aparta lo que llegue dañado.

Si algo no coincide, anótalo en ese momento, con fecha y, si puedes, en el propio albarán. Una diferencia que se registra al recibir se reclama con facilidad; una que se descubre semanas después, no tanto.

Reflejar entregas parciales y diferencias

Es habitual que un pedido llegue en varias entregas. En ese caso, registra solo lo que ha llegado y deja el resto como pendiente, en lugar de dar el pedido por completo o esperar a que llegue todo para anotarlo.

Lo mismo con las diferencias: si faltan unidades, si llega un producto distinto o si algo viene en mal estado, debe quedar reflejado en la recepción. Así, cuando llegue la factura, sabrás qué esperar.

Cómo revisar la factura del proveedor

Cuando llega la factura, la pregunta no es solo si el importe es razonable, sino si corresponde a lo que pediste y a lo que recibiste.

Contrastar pedido, recepción y factura

Pon los tres documentos juntos y revisa, línea por línea:

Que las cantidades facturadas coinciden con las recibidas, no con las pedidas, salvo que se haya acordado otra cosa.
Que los precios y descuentos son los acordados en el pedido.
Si se facturan productos que siguen pendientes de entrega, que responda a una condición acordada, como un pago anticipado. Si no se pactó nada parecido, es una diferencia que conviene aclarar.
Que los portes u otros cargos estaban previstos.
Que la factura está completa. Repasamos qué debe incluir en nuestra guía sobre los datos obligatorios de una factura.

Registrar discrepancias y resolverlas antes de cerrar la revisión

Si encuentras una diferencia, anótala junto a la compra y comunícasela al proveedor por escrito. Según el caso, se resolverá con una nueva entrega, con una factura rectificativa o confirmando que el precio había cambiado.

Mientras la diferencia siga abierta, no des la revisión por terminada. La factura debería aprobarse para su pago cuando cuadra o cuando la diferencia está aclarada, no antes.

Una rutina para no perder compras pendientes

El control de compras no se resuelve con una revisión a fondo una vez al año, sino con un repaso corto y frecuente.

Qué revisar periódicamente

Una vez a la semana, o con la frecuencia que pida tu volumen de compras, repasa:

Pedidos enviados que siguen sin recibir y cuyo plazo ya ha pasado.
Entregas parciales con unidades pendientes.
Mercancía recibida cuya factura todavía no ha llegado.
Facturas recibidas sin recepción asociada, para confirmar si corresponden a un anticipo acordado o a un error.
Discrepancias abiertas con proveedores y quién se encarga de cada una.

Un ejemplo didáctico sencillo

Este ejemplo es ficticio y solo sirve para ilustrar el proceso. Imagina un pequeño taller que pide a su proveedor 20 juegos de pastillas de freno y 10 filtros de aceite, a un precio acordado.

Llega una primera entrega con los 20 juegos de pastillas y 6 filtros. El taller registra esa recepción parcial y deja 4 filtros pendientes. A los pocos días llega la factura con los 20 juegos de pastillas, a un precio superior al pactado, y los 10 filtros.

En este ejemplo no se ha pactado ningún pago anticipado. Por eso, al comparar la factura con el pedido y la recepción, aparecen dos diferencias: se facturan 4 filtros que todavía no han llegado y el precio de los juegos de pastillas no es el acordado. El responsable de la compra lo comunica al proveedor y deja la factura pendiente. Cuando llegan los filtros y el proveedor corrige el precio, la compra queda cerrada.

Cuándo conviene conectar compras, inventario y contabilidad

Con pocos proveedores y pocos pedidos al mes, una hoja de cálculo bien organizada puede ser suficiente. Empieza a quedarse corta cuando hay varias personas pidiendo o recibiendo, cuando las entregas parciales son habituales o cuando el stock se actualiza a mano después de cada recepción y deja de coincidir con lo que hay en el almacén.

En ese punto, lo que más ayuda es que cada dato se registre una sola vez y llegue al resto de áreas sin volver a escribirlo. En Facturas10, el módulo de Compras registra los pedidos a proveedores y su recepción, incluidas las recepciones parciales, y permite ver qué está pendiente de recibir. Cada recepción actualiza el stock del inventario, las compras generan sus asientos en la contabilidad y la ficha de cada proveedor reúne el histórico de pedidos de compra y facturas recibidas.

La revisión de cada factura y la decisión sobre cómo resolver una diferencia siguen siendo tuyas: el objetivo es tener la información relacionada en un mismo sitio para poder hacerlo rápido. Si estás valorando qué programa encaja con tu negocio, en nuestra guía para elegir un programa de facturación repasamos qué conviene comprobar.

¿Quieres ver cómo quedaría el recorrido de tus compras?

Te enseñamos cómo se registran un pedido, sus recepciones parciales y su reflejo en el stock con un ejemplo parecido a tu negocio.

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Módulos de Compras, Inventario y Contabilidad

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre pedido, recepción y factura de compra?

El pedido es lo que solicitas al proveedor; la recepción, lo que te llega realmente, y la factura, lo que el proveedor te cobra. Controlar las compras consiste en comprobar que los tres coinciden y aclarar las diferencias cuando no lo hacen.

¿Qué hago si un pedido llega en varias entregas?

Registra cada entrega como una recepción parcial, con lo que ha llegado en ese momento, y mantén el resto como pendiente. Así sabrás qué falta por recibir y podrás comprobar si la factura incluye unidades que aún no tienes y, en ese caso, si responde a un pago anticipado u otra condición acordada.

¿Qué hago si la factura del proveedor no coincide con lo recibido?

Comprueba primero si responde a una condición acordada, como un pago anticipado. Si no es así, anota la diferencia, comunícasela al proveedor por escrito y deja la factura pendiente hasta aclararla. Según el caso, se resolverá con una nueva entrega, con una factura rectificativa o confirmando un cambio de precio.

¿Qué relación hay entre las compras y el inventario?

Cada mercancía que recibes aumenta tu stock. Si las recepciones se registran tarde o de forma incompleta, el stock registrado deja de coincidir con el real y las decisiones de compra se toman con datos equivocados.

¿Cuándo se queda corta una hoja de cálculo para controlar las compras?

Cuando varias personas piden o reciben mercancía, cuando las entregas parciales son frecuentes o cuando hay que actualizar a mano el stock y la contabilidad después de cada compra. A partir de ahí, mantener todo coherente exige cada vez más tiempo y es más fácil que algo se escape.

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